Faktura zaliczkowa a KSeF — praktyczny przykład
Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, co musi zawierać i jak rozliczyć ją w fakturze końcowej — na liczbowym przykładzie.
Klient płaci zaliczkę przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru — trzeba to udokumentować fakturą zaliczkową, a potem rozliczyć w fakturze końcowej. W KSeF obie faktury są ze sobą powiązane, co eliminuje klasyczny błąd „zapomniałem odjąć zaliczkę".
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową
Obowiązek powstaje w momencie otrzymania całości albo części zapłaty przed wykonaniem świadczenia — nie w momencie podpisania umowy czy wystawienia oferty. Jeśli zaliczka wpływa na konto 3 sierpnia, termin na fakturę liczy się od tej daty, nie od dnia zamówienia.
Co zawiera faktura zaliczkowa
- kwotę otrzymanej zaliczki (brutto),
- stawkę i kwotę VAT od zaliczki,
- opis, czego dotyczy zaliczka — na tyle konkretny, żeby dało się ją później powiązać z zamówieniem,
W przeciwieństwie do faktury końcowej, zaliczkowa nie musi (i zwykle nie może) obejmować pełnej wartości zamówienia, jeśli zaliczka jest częściowa.
Faktura końcowa — co się zmienia
Po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową na pełną wartość zamówienia, ale pomniejszoną o kwoty już rozliczone fakturami zaliczkowymi. Faktura końcowa musi zawierać odniesienie do numerów wcześniejszych faktur zaliczkowych — w KSeF to odniesienie do numeru KSeF, nie tylko wewnętrznego numeru dokumentu.
Przykład
Zamówienie na 10 000 zł netto. Klient płaci zaliczkę 3 000 zł netto w lipcu — wystawiasz fakturę zaliczkową na 3 690 zł brutto (przy 23% VAT). Usługę kończysz w sierpniu — faktura końcowa opiewa na pozostałe 7 000 zł netto (8 610 zł brutto), z odniesieniem do faktury zaliczkowej z lipca.
Zaliczka pokrywająca 100% wartości
Jeśli klient od razu wpłaca całość, niektóre firmy pomijają osobną fakturę zaliczkową i od razu wystawiają fakturę końcową w dniu wpływu środków — to dopuszczalne, o ile faktura rzeczywiście odzwierciedla stan na dzień wystawienia (czyli usługa już rozpoczęta lub towar gotowy do wydania w rozsądnym terminie). Przy wątpliwościach co do konkretnego przypadku warto to skonsultować — od tego jest doradca podatkowy, nie ogólny poradnik.
