Duplikat faktury w KSeF — kiedy i jak wystawić

Zgubiony e-mail, kontrahent twierdzi, że nie dostał faktury, albo po prostu potrzebujesz drugiej kopii do swoich akt — duplikat faktury to formalny sposób na ponowne wydanie tego samego dokumentu.

Duplikat to nie nowa faktura

Duplikat zachowuje dokładnie te same dane co oryginał — ten sam numer, tę samą datę wystawienia, te same kwoty i pozycje. Jedyna różnica to oznaczenie „DUPLIKAT" i data jego wystawienia. Nie tworzysz nowego dokumentu księgowego — to wciąż ta sama faktura, tylko wydana ponownie.

Kiedy wystawia się duplikat

• Nabywca zgłasza, że zgubił oryginał albo go nie otrzymał,
• Potrzebujesz dodatkowej kopii do własnej dokumentacji (np. po awarii systemu),
• Kontrahent prosi o duplikat do celów księgowych po swojej stronie.

Duplikat w KSeF — czy to w ogóle potrzebne

Tu jest istotna różnica względem faktur papierowych: faktura wysłana przez KSeF jest trwale dostępna w systemie dla obu stron — nabywca może ją pobrać samodzielnie z KSeF w dowolnym momencie, bez proszenia wystawcy o duplikat. W praktyce więc potrzeba wystawiania duplikatu faktury z KSeF pojawia się rzadziej niż przy fakturach poza systemem — głównie gdy kontrahent z jakiegoś powodu nie ma dostępu do KSeF (np. mały podmiot bez konta) albo gdy chodzi o wygodę, nie brak dostępu.

Jak wystawić duplikat

Wskazujesz fakturę pierwotną (po numerze albo numerze KSeF), system generuje dokument z tymi samymi danymi i oznaczeniem „duplikat" oraz nową datą wystawienia duplikatu. Duplikat, tak jak korekta, jest powiązany z oryginałem — nie funkcjonuje jako samodzielny, osobny dokument w rejestrze.

Czy duplikat zmienia rozliczenie VAT

Nie — duplikat nie tworzy nowego obowiązku podatkowego ani nie przesuwa terminu rozliczenia VAT. Rozliczasz transakcję według daty oryginalnej faktury, nie daty wystawienia duplikatu. To częsty punkt nieporozumień: duplikat to kopia dokumentu, nie nowe zdarzenie gospodarcze.

Duplikat a korekta — nie mylić

Duplikat to ponowne wydanie tej samej, niezmienionej faktury. Korekta to zmiana danych na fakturze (błędna kwota, błędne dane). Jeśli faktura ma błąd, potrzebujesz korekty, nie duplikatu — wystawienie duplikatu błędnego dokumentu tylko powiela ten sam błąd.