Faktury kosztowe z KSeF, których nie ma w mailu

Dostawca mówi, że faktura „jest w KSeF”. W skrzynce nic nie ma. Koszt i VAT nie powstaną, dopóki ten dokument nie wejdzie do ksiąg. Od obowiązkowego KSeF faktura zakupowa nie musi w ogóle przyjść mailem.

To nie jest doradztwo podatkowe. Interfejs Ministerstwa Finansów się zmienia. Dostęp do KSeF opisujemy też w osobnym poradniku.

Najpierw dostęp, potem sync

Żeby pobrać koszty, program musi działać w kontekście Twojego NIP. W Zapleczu wklejasz token albo certyfikat Authentication z Aplikacji Podatnika KSeF — produkcji, nie środowiska testowego. Token bywa pokazany raz. NIP w Moje firmy musi być tym samym, dla którego token powstał.

Bez tego przycisk pobrania nie ma się do czego podłączyć. Nie podstawiamy przykładowych faktur.

Skąd biorą się zakupy

W Dokumentach jest pobranie z KSeF. Program pyta Ministerstwo o faktury wystawione na Twój NIP i wciąga nowe. Już znany numer KSeF nie powinien zrobić drugiego kosztu.

PDF, który dostawca i tak przysłał, zostaw jako podgląd. Jeśli ta sama faktura jest w KSeF, księgujesz wersję z numerem KSeF, nie skan z maila. Dwa wiersze na jedną dostawę psują VAT i KPiR.

Po imporcie dokument czeka na Twoje zatwierdzenie: kontrahent, stawka, konto, a przy zakupie także forma płatności. Sugestia dekretacji jest propozycją. Zatwierdzasz ją Ty.

Czego sync nie znajdzie

• Faktur wystawionych poza KSeF, dopóki przepis jeszcze na to pozwala (bilet, paragon, dokument zagraniczny — zależnie od okresu i rodzaju).
• Faktur na inny NIP niż ten w profilu.
• Okna dat, w którym nic nie było. Domyślne pobranie patrzy wstecz o ograniczone tygodnie, nie o cały rok. Starszy miesiąc dociągaj świadomie, zanim zamkniesz okres.

Gdy miesiąc jest już zamknięty, a spóźniona faktura przychodzi z KSeF, nie dopisuj jej po cichu do wysłanego JPK. To jest korekta, o której piszemy osobno przy JPK_V7.

Połączenie sprawdzisz w Zapleczu. Jeśli tokena jeszcze nie masz, zacznij od poradnika o dostępie.