Faktura korygująca w KSeF — o co pytają najczęściej

Pomyłka na fakturze się zdarza — zła kwota, zły termin, zły towar. W KSeF korekty działają inaczej niż w Excelu: nie edytujesz wysłanego dokumentu, tylko wystawiasz nowy, powiązany z oryginałem. Oto najczęstsze pytania.

Czy mogę „poprawić" wysłaną fakturę?

Nie. Faktura, która trafiła do KSeF, jest tam trwale — to jedna z podstawowych zasad systemu. Jedyny sposób na poprawienie błędu to wystawienie faktury korygującej, która odnosi się do numeru KSeF dokumentu pierwotnego.

Co musi się znaleźć na korekcie

• numer i data faktury pierwotnej (z numerem KSeF),
• przyczyna korekty,
• dane przed korektą i po korekcie — czyli co się zmienia,
• różnica kwotowa, jeśli korekta dotyczy kwoty.

System łączy korektę z fakturą pierwotną automatycznie po wskazaniu, którego dokumentu dotyczy — nie musisz ręcznie przepisywać wszystkich starych danych.

Korekta in minus a korekta in plus

Korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania i VAT (in minus) ma inne zasady rozliczenia niż korekta zwiększająca (in plus) — głównie w kwestii momentu, w którym korektę ujmujesz w rozliczeniu VAT. To jeden z tych obszarów, gdzie warto sprawdzić aktualny stan przepisów albo skonsultować się z doradcą przy nietypowej sytuacji — ogólna zasada bywa prostsza niż konkretny przypadek.

Czy nabywca musi potwierdzić odbiór korekty?

To był wymóg przy fakturach papierowych i część elektronicznych. W KSeF dokument trafia bezpośrednio do systemu i jest dostępny dla nabywcy automatycznie — praktyka „potwierdzenia odbioru" traci sens w dotychczasowej formie, ale przy niektórych korektach in minus przepisy nadal odwołują się do momentu uzgodnienia warunków korekty z kontrahentem, nie tylko wysyłki.

Pomyłka w korekcie

Zdarza się poprawka poprawki — czyli druga korekta do tej samej faktury pierwotnej. System obsługuje to tak samo: nowa korekta odnosi się znów do faktury pierwotnej (nie do poprzedniej korekty), więc historia zmian pozostaje czytelna.

Jeśli korygujesz często te same błędy (np. stale mylona stawka VAT dla jednej usługi), to sygnał, żeby sprawdzić szablon faktury albo domyślne ustawienia produktu w katalogu — łatwiej naprawić źródło niż wystawiać korekty co miesiąc.