KSeF a awaria systemu MF — co robić, gdy nie działa

System Ministerstwa Finansów bywa niedostępny — planowane przerwy techniczne albo nieplanowane awarie. Przepisy przewidują tę sytuację wprost, więc awaria KSeF nie oznacza, że nie możesz sprzedawać.

Co robić, gdy KSeF nie działa

W okresie niedostępności systemu (potwierdzonej komunikatem Ministerstwa Finansów albo oczywistej — np. wysyłka konsekwentnie zwraca błąd połączenia) wystawiasz fakturę poza KSeF, w dotychczasowej, „zwykłej" formie — elektronicznej lub papierowej — i przekazujesz ją nabywcy bezpośrednio.

Obowiązek uzupełnienia po awarii

To nie jest wyjście z obowiązku KSeF na stałe. Po przywróceniu działania systemu masz obowiązek przesłać do KSeF faktury wystawione w okresie awarii, w terminie określonym przepisami. System wtedy nadaje im numer KSeF retroaktywnie.

Jak to wygląda w praktyce

Jeśli korzystasz z systemu, który realnie integruje się z KSeF (a nie tylko deklaruje integrację), powinien pokazać Ci wprost, że wysyłka się nie powiodła z powodu niedostępności systemu MF — nie chować tego w logach, do których nie zaglądasz. Dokument mimo to zostaje zapisany i oznaczony jako „do wysłania po przywróceniu KSeF", żebyś nie musiał ręcznie pilnować, co jeszcze trzeba dosłać.

Skąd wiedzieć, że to awaria, a nie Twój błąd

Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty o planowanych i trwających przerwach technicznych na stronie dotyczącej KSeF. Jeśli wysyłka nie działa, a Twoje dane logowania (token, certyfikat) są poprawne i aktualne, awaria po stronie systemu jest bardziej prawdopodobnym wytłumaczeniem niż błąd konfiguracji — ale warto to zweryfikować, zanim założysz jedno albo drugie.

Co NIE jest usprawiedliwieniem

Wygasły token, źle wpisany NIP kontrahenta czy błąd w strukturze XML to nie jest „awaria KSeF" w rozumieniu przepisów — to błąd po stronie wystawcy, który trzeba poprawić, a nie czekać, aż „system zacznie działać". Rozróżnienie tych dwóch sytuacji bywa mylące, dlatego dobry system pokazuje dokładnie, jaki komunikat błędu zwrócił KSeF, zamiast jednego ogólnego „nie udało się wysłać".