Token KSeF — jak go wygenerować w portalu MF
Logowanie do portalu MF, nadanie uprawnień, generowanie tokena i co zrobić, gdy wygaśnie — pełna instrukcja.
Bez tokena albo certyfikatu żaden system nie wyśle w Twoim imieniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Oto jak faktycznie wygląda wygenerowanie tokena — krok po kroku, na przykładzie portalu Ministerstwa Finansów.
Czym jest token KSeF
Token to ciąg znaków, który identyfikuje Twoją firmę wobec systemu KSeF i pozwala zewnętrznej aplikacji (takiej jak KsięgujęSam) łączyć się z API w Twoim imieniu — bez podawania jej Twojego podpisu kwalifikowanego przy każdej fakturze.
Krok 1: zaloguj się do portalu MF
Wchodzisz na portal podatkowy Ministerstwa Finansów i logujesz się jedną z dostępnych metod: podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym (dla osoby uprawnionej do reprezentowania firmy) albo pieczęcią elektroniczną firmy.
Krok 2: nadaj uprawnienia
Zanim wygenerujesz token, w portalu nadajesz uprawnienia — komu i do czego. W praktyce oznacza to zaznaczenie zakresu: wystawianie faktur, odczyt faktur przychodzących, albo oba naraz. Do bieżącej księgowości potrzebujesz zwykle pełnego zakresu.
Krok 3: wygeneruj token
Portal wyświetla token jednorazowo — to ważne, bo po zamknięciu okna nie zobaczysz go ponownie w tej samej postaci. Skopiuj go od razu i wklej w odpowiednim miejscu konfiguracji swojej firmy.
Krok 4: wklej token w Zapleczu
W KsięgujęSam token wklejasz w sekcji Zaplecze przypisanej do konkretnej firmy — każda firma na koncie ma swój własny token, bo każda ma inny NIP i inne uprawnienia w KSeF. Po zapisaniu możesz sprawdzić autoryzację przyciskiem „Sprawdź autoryzację" — to realne logowanie do MF, nie tylko zapis pola w bazie.
Token wygasł — co teraz
Tokeny KSeF mają ograniczoną ważność. Gdy wygaśnie, wysyłka faktury zwróci błąd autoryzacji — nie fałszywe potwierdzenie. Rozwiązanie jest identyczne jak przy pierwszym razie: wracasz do portalu MF, generujesz nowy token, podmieniasz w Zapleczu.
Token czy certyfikat XAdES
Jeśli Twoja firma korzysta już z certyfikatu kwalifikowanego, możesz zamiast tokena użyć logowania certyfikatem (XAdES) — działa równolegle, wybierasz metodę wygodniejszą dla siebie.
