Obowiązkowy KSeF 2026 — co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w fakturowaniu od lat. Od 2026 roku każdy czynny podatnik VAT musi wystawiać faktury przez system Ministerstwa Finansów.
Daty obowiązku
- 1 lutego 2026 — firmy z przychodem powyżej 200 mln PLN netto rocznie
- 1 kwietnia 2026 — wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT
Jeśli jesteś zwolniony z VAT — KSeF Cię na razie nie dotyczy.
Jak działa KSeF w praktyce?
- Wystawiasz fakturę w swoim systemie (np. KsięgujęSam)
- System wysyła XML do platformy KSeF przez API
- MF nadaje numer KSeF — unikalne ID faktury i znacznik czasu
- Nabywca odbiera fakturę ze swojego konta KSeF automatycznie
Faktura w formacie papierowym lub PDF przestaje być dokumentem źródłowym — liczy się wyłącznie wersja w KSeF.
Tryb awaryjny (offline)
Gdy system MF jest niedostępny lub masz awarię internetu:
- Wystawiasz fakturę w trybie offline
- Musisz ją przesłać do KSeF w ciągu 5 dni roboczych
- Data wystawienia = data z faktury offline, nie data przesłania
Jak się autoryzować?
- Token KSeF — generujesz w aplikacji podatnika na stronie MF
- Certyfikat XAdES — podpis kwalifikowany lub certyfikat z pieczęcią firmy
- Profil Zaufany — przez ePUAP (dla osób fizycznych)
Kary za brak KSeF
Faktura wystawiona poza KSeF po terminie obowiązku nie jest uznawana jako faktura VAT. Nabywca nie odliczy VAT. Grożą kary do 100% kwoty VAT z faktury.
Jak KsięgujęSam obsługuje KSeF?
- Automatyczna wysyłka faktur sprzedażowych do MF
- Pobieranie faktur zakupowych — sync co 24h lub na żądanie
- Autoryzacja certyfikatem XAdES lub tokenem
- Powiadomienia o błędach i statusie
- Archiwum XML zgodne z wymogami MF
