7 najczęstszych błędów w KPiR

KPiR wygląda prosto — kolumny, daty, kwoty. Ale kilka powtarzających się błędów potrafi zepsuć rozliczenie na cały rok albo wywołać pytania przy kontroli. Przegląd tych, które widać najczęściej.

1. Brak chronologii zapisów

Zapisy w KPiR powinny być wprowadzane w kolejności chronologicznej (wg dat zdarzeń gospodarczych) — porozrzucane, nieuporządkowane wpisy utrudniają weryfikację i mogą budzić wątpliwości podczas kontroli, nawet jeśli same kwoty się zgadzają.

2. Mylenie daty wystawienia z datą zaksięgowania

Faktura kosztowa co do zasady powinna trafić do KPiR w okresie, którego dotyczy (data poniesienia kosztu / wystawienia dokumentu), a nie w dniu, w którym akurat ktoś usiadł do księgowania. Systematyczne opóźnienia w zapisywaniu dokumentów prowadzą do przesunięć między okresami rozliczeniowymi.

3. Koszty bez związku z działalnością

Najczęstszy powód kwestionowania kosztu przy kontroli: brak wykazanego związku wydatku z prowadzoną działalnością. Sam fakt posiadania faktury nie wystarcza — musisz umieć wyjaśnić, w jaki sposób dany wydatek służy uzyskaniu przychodu, zachowaniu albo zabezpieczeniu jego źródła.

4. Brak dokumentacji przy wydatkach mieszanych

Telefon, samochód, internet używane częściowo prywatnie, częściowo służbowo — wymaga jasnej metodologii rozliczenia proporcji (albo prowadzenia ewidencji przebiegu, jeśli dotyczy pojazdu) — księgowanie 100% kosztu bez uzasadnienia proporcji to klasyczny punkt zapalny przy weryfikacji.

5. Pomylenie kolumn przychodowych i kosztowych

KPiR ma kilkanaście kolumn o konkretnym przeznaczeniu (towary handlowe, wynagrodzenia, pozostałe wydatki itd.) — wrzucenie pozycji do niewłaściwej kolumny nie zawsze zmienia wynik podatkowy, ale zniekształca strukturę kosztów i utrudnia analizę własnej firmy (i bywa zauważane przy kontroli jako sygnał niedbałości).

6. Brak remanentu / spis z natury

Firmy z towarem handlowym muszą sporządzać spis z natury na koniec roku (i w innych określonych sytuacjach) — pominięcie tego obowiązku albo sporządzenie go „na oko" bez faktycznej inwentaryzacji to błąd, który wpływa bezpośrednio na wyliczenie dochodu do opodatkowania.

7. Nieaktualna stawka amortyzacji lub brak ewidencji środków trwałych

Środki trwałe o wartości przekraczającej ustawowy próg powinny trafić do ewidencji i być amortyzowane według właściwej stawki — jednorazowe wrzucenie w koszty pełnej wartości sprzętu, który powinien być amortyzowany, to błąd zniekształcający koszty w danym i kolejnych latach.

Jak tego unikać

Większość tych błędów bierze się z ręcznego, sporadycznego księgowania „na koniec miesiąca", zamiast bieżącego wprowadzania dokumentów w miarę ich powstawania. System, który pilnuje kolejności dat, przypisuje dokumenty do właściwych kolumn automatycznie na podstawie rozpoznanej treści faktury i przypomina o obowiązkach typu remanent, znacząco redukuje pole do tych pomyłek.