Lista płac krok po kroku dla małej firmy

Lista płac wygląda groźnie, dopóki nie rozbije się jej na kroki — wtedy to seria prostych obliczeń wykonywanych w stałej kolejności, nie czarna magia.

Krok 1: wynagrodzenie brutto

Punkt startowy — kwota z umowy, ewentualnie skorygowana o godziny, nadgodziny, premie czy potrącenia za nieobecności w danym miesiącu.

Krok 2: składki społeczne pracownika

Od brutto liczysz część składek finansowaną przez pracownika: emerytalną, rentową, chorobową (jeśli dobrowolna przy zleceniu — obowiązkowa przy umowie o pracę). Te kwoty pomniejszają brutto po stronie pracownika, ale nie są Twoim kosztem jako pracodawcy — to część wynagrodzenia pracownika, którą tylko przekazujesz do ZUS w jego imieniu.

Krok 3: podstawa składki zdrowotnej i sama składka

Od brutto pomniejszonego o składki społeczne liczysz podstawę składki zdrowotnej, a od niej — samą składkę. Składka zdrowotna ma dwie „części" w rozliczeniu: jedna w całości pomniejsza wynagrodzenie pracownika, druga (niewielka różnica) jest odliczana od zaliczki na podatek — stąd czasem confusion, dlaczego liczby „nie się zgadzają" na pierwszy rzut oka.

Krok 4: koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowa

Od podstawy opodatkowania odejmujesz zryczałtowane koszty uzyskania przychodu (inne dla pracy w miejscu zamieszkania, inne dla dojeżdżających) oraz — jeśli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie — kwotę zmniejszającą podatek (tzw. ulgę podatkową).

Krok 5: zaliczka na podatek dochodowy

Od tak wyliczonej podstawy liczysz zaliczkę na PIT według obowiązującej stawki, pomniejszoną o część składki zdrowotnej podlegającą odliczeniu.

Krok 6: wynagrodzenie netto

Brutto minus składki społeczne pracownika, minus składka zdrowotna, minus zaliczka na podatek = kwota, którą faktycznie wypłacasz „na rękę".

Krok 7: koszty pracodawcy

Osobno od tego, co widzi pracownik, liczysz swoją część: składki emerytalną, rentową i wypadkową finansowane przez pracodawcę, Fundusz Pracy i FGŚP (z pewnymi wyłączeniami zależnymi od wieku pracownika i innych czynników). To dopiero pełny, realny koszt zatrudnienia — różny od samego wynagrodzenia brutto.

Absencje i chorobowe

Dni chorobowe rozliczane są inną stawką (zwykle 80% podstawy, z wyjątkami np. dla ciąży) i innym źródłem finansowania po określonym progu dni w roku — pierwsze dni płaci pracodawca, później przejmuje ZUS. To osobny, dość szczegółowy temat, ale kluczowe, żeby wiedzieć, że nie liczy się tak samo jak zwykły dzień pracy.

Dlaczego warto to automatyzować

Te siedem kroków trzeba powtórzyć dla każdego pracownika, co miesiąc, z aktualnymi stawkami i progami na dany rok. Ręczne liczenie w arkuszu jest wykonalne przy jednej-dwóch osobach, ale szybko staje się źródłem błędów przy większym zespole — a błąd na liście płac to błąd w zgłoszeniu do ZUS i w rozliczeniu podatkowym pracownika.