Chorobowe pracownika — ile się należy i kto płaci

Pracownik choruje, przynosi zwolnienie — i pojawia się pytanie, ile faktycznie mu się należy i kto to wypłaca. Zasady wynagrodzenia i zasiłku chorobowego mają kilka niuansów, które warto znać zarówno jako pracodawca, jak i pracownik.

Kto wypłaca — pracodawca czy ZUS

Przez pierwsze dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (limit łączny, nie na każde zwolnienie osobno) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca z własnych środków. Po przekroczeniu tego limitu wypłatę przejmuje ZUS w formie zasiłku chorobowego — mechanika zmienia się, ale stawka procentowa zwykle pozostaje ta sama.

Standardowa stawka: 80%

Podstawowa stawka wynagrodzenia/zasiłku chorobowego to 80% podstawy wymiaru (zwykle średniego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy). To nie jest 80% aktualnej pensji z ostatniego miesiąca — podstawa liczona jest z dłuższego okresu, co ma znaczenie zwłaszcza przy nieregularnym wynagrodzeniu (premie, prowizje).

Kiedy przysługuje 100%

Wyższa stawka (100% podstawy) przysługuje w określonych sytuacjach — m.in. niezdolność do pracy przypadająca na okres ciąży, wypadek w drodze do/z pracy, czy niektóre inne szczególne okoliczności wskazane w przepisach. To ważna różnica, o której pracownicy często nie wiedzą i nie sprawdzają, czy ich sytuacja się kwalifikuje.

Podstawa wymiaru — co wchodzi, a co nie

Do podstawy wlicza się wynagrodzenie oskładkowane z ostatnich 12 miesięcy (albo krótszego okresu przy krótszym stażu) — składniki wynagrodzenia, od których nie odprowadza się składek społecznych, nie wchodzą do podstawy. To dlatego dwóch pracowników z tą samą „pensją na papierze", ale inną strukturą składników wynagrodzenia, może mieć różną podstawę zasiłku.

Okres wyczekiwania dla pracownika

Nowy pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego zwykle po upływie okresu wyczekiwania (standardowo 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego u danego pracodawcy) — z pewnymi wyjątkami skracającymi ten okres w określonych sytuacjach (np. wcześniejszy staż ubezpieczeniowy w innym miejscu).

Dokumentacja — e-ZLA

Zwolnienia lekarskie w Polsce funkcjonują w formie elektronicznej (e-ZLA) — trafiają automatycznie do systemu ZUS i do pracodawcy, bez konieczności fizycznego dostarczania papierowego zwolnienia. Pracodawca powinien monitorować wpływające e-ZLA i uwzględniać je w rozliczeniu wynagrodzeń na bieżąco.

Częsty błąd pracodawców

Liczenie podstawy chorobowego na podstawie ostatniej wypłaty zamiast średniej z właściwego okresu, albo pomijanie okresu wyczekiwania przy nowo zatrudnionych — oba błędy prowadzą do nieprawidłowej kwoty wypłaty, którą potem trzeba korygować.