Pierwszy pracownik w JDG — co się zmienia

Zatrudnienie pierwszej osoby to moment, w którym księgowość jednoosobowej firmy zmienia się jakościowo — dochodzi cały nowy obszar obowiązków, terminów i zgłoszeń, którego wcześniej po prostu nie było.

Zanim podpiszesz umowę

Musisz zdecydować formę zatrudnienia: umowa o pracę, zlecenie, czy o dzieło — każda ma inne konsekwencje w ZUS, podatkach i Twoich obowiązkach jako pracodawcy/zleceniodawcy. Umowa o pracę niesie najwięcej obowiązków formalnych (i najwięcej ochrony dla pracownika), zlecenie jest elastyczniejsze, ale ma własne zasady oskładkowania.

Zgłoszenia do ZUS

Od dnia rozpoczęcia zatrudnienia masz określony ustawowo termin na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń (formularz ZUA przy umowie o pracę i większości zleceń podlegających pełnemu oskładkowaniu). Spóźnienie ze zgłoszeniem to realne ryzyko sankcji, nie tylko formalność do odhaczenia „kiedyś".

Co się zmienia w Twojej roli

• Stajesz się płatnikiem składek — comiesięcznie naliczasz i odprowadzasz ZUS pracownika (część finansowaną przez pracownika i część przez Ciebie jako pracodawcę),
• Musisz naliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy pracownika (PIT),
• Dochodzi ewidencja czasu pracy, urlopów, list płac,
• Pojawiają się obowiązki BHP (nawet dla jednej osoby) i — zależnie od branży — badania wstępne.

Koszt pracownika to więcej niż wypłata „na rękę"

Realny koszt zatrudnienia to wynagrodzenie brutto plus składki ZUS finansowane przez pracodawcę (część emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy, FGŚP) — łącznie zwykle około 20% ponad kwotę brutto. To liczba, którą warto policzyć przed złożeniem oferty, nie po podpisaniu umowy.

PIT-11 i PIT-4R — coroczny obowiązek

Na koniec roku (a właściwie na początku kolejnego) musisz przygotować i przekazać pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu informację PIT-11 (dla pracownika) oraz PIT-4R (deklaracja roczna płatnika). To osobny obowiązek od bieżącego rozliczania miesięcznych zaliczek.

Umowa zlecenie a własna działalność — pułapka

Jeśli zlecasz pracę osobie, która sama prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, zasady oskładkowania i rozliczenia są inne niż przy zwykłym zleceniu z osobą fizyczną — i tu łatwo o pomyłkę. To temat, który rozwijamy osobno, bo ma swoje własne pułapki.

Dobra rada na start

Zanim zatrudnisz pierwszą osobę, policz pełny koszt (nie tylko wynagrodzenie), sprawdź terminy zgłoszeń i — jeśli to możliwe — skorzystaj z systemu, który prowadzi listę płac i generuje zgłoszenia ZUS automatycznie z zatwierdzonych danych, zamiast pilnować tego ręcznie w kalendarzu.