E-Sprawozdanie do KRS — jak to złożyć

Sprawozdanie finansowe masz gotowe — teraz trzeba je złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego. Od kilku lat robi się to wyłącznie elektronicznie, i to w konkretnym formacie, nie jako zwykły PDF.

Format — dlaczego nie PDF

Sprawozdania finansowe składa się w strukturze XML zgodnej ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów (schema SFJINZ dla jednostek innych niż banki/ubezpieczyciele). Ustrukturyzowany format pozwala systemom sądowym automatycznie odczytać liczby, nie tylko wyświetlić dokument — dlatego zwykły PDF nie jest akceptowany jako sprawozdanie właściwe, choć bywa dołączany jako załącznik pomocniczy.

Narzędzia do złożenia

Masz dwie oficjalne ścieżki: aplikację e-Sprawozdania Finansowe (dostępną przez portal podatkowy) albo system eKRS przy okazji innych zgłoszeń do rejestru. Obie prowadzą do tego samego rezultatu — złożenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.

Podpis elektroniczny — kto podpisuje

Sprawozdanie podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki (zwykle cały zarząd, zgodnie z zasadą reprezentacji z KRS) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Akceptowane są: kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany albo podpis osobisty (e-dowód). Brak podpisu któregokolwiek z uprawnionych blokuje całe zgłoszenie.

Zanim wyślesz — zweryfikuj plik

Błąd w strukturze XML (niezgodność ze schemą, brakujące pole wymagane) odrzuca zgłoszenie w całości — nie ma częściowej akceptacji. Przed wysyłką warto zweryfikować plik w oficjalnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe albo bezpośrednio w systemie eKRS, gdzie walidacja pokazuje dokładnie, którego elementu dotyczy błąd.

Co jeszcze idzie razem ze sprawozdaniem

• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania przez zgromadzenie wspólników,
• Uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty,
• Sprawozdanie zarządu z działalności (jeśli spółka ma taki obowiązek — zależy od wielkości),
• Opinia i raport biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.

Co po złożeniu

System generuje potwierdzenie złożenia — warto je zachować jako dowód dotrzymania terminu, niezależnie od tego, czy sąd rejestrowy podejmie dalsze czynności. Dokument staje się też jawny w Repozytorium Dokumentów Finansowych — każdy może go tam odnaleźć po numerze KRS spółki.

Dobra praktyka

Nie zostawiaj złożenia na ostatni dzień terminu — walidacja i ewentualna korekta błędów w strukturze pliku zajmują czas, a przy spiętrzeniu zgłoszeń pod koniec okresu systemy bywają wolniejsze. Jeśli sprawozdanie generuje się automatycznie z bieżąco prowadzonej księgowości, ryzyko błędów strukturalnych i tak jest niższe niż przy ręcznym przepisywaniu liczb do osobnego narzędzia.