1. Administrator danych

2. Zakres i cele przetwarzania

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług:

Odwiedzający stronę ksiegujesam.pl (blog, strona informacyjna)

• Standardowe logi serwera (adres IP, data i godzina żądania, przeglądarka) — w celu bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej.
• Dane podane w formularzu kontaktowym lub w wiadomości e-mail (adres e-mail, treść wiadomości) — wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi.

Użytkownicy aplikacji app.ksiegujesam.pl

• Dane rejestracyjne konta: adres e-mail, nazwa firmy, NIP, forma prawna działalności.
• Dane księgowe i finansowe, które sam wprowadzasz albo które trafiają do systemu automatycznie: treść faktur sprzedaży i zakupu, dane kontrahentów (nazwa, NIP, adres), wyciągi bankowe, dane kadrowo-płacowe (jeśli korzystasz z modułu kadr), dokumenty firmowe, które przesyłasz do rozpoznania (skany, PDF-y).
• Dane rozliczeniowe związane z subskrypcją (obsługiwane przez Stripe — patrz pkt 3).
• Dane techniczne konta: adres e-mail, historia logowań, ustawienia organizacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usługi — założenie i prowadzenie konta), lit. c (obowiązki prawne, np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez okres wymagany przepisami podatkowymi) oraz lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo systemu, zapobieganie nadużyciom, statystyki zbiorcze).

3. Komu przekazujemy dane

Część danych trafia do zaufanych podmiotów, które przetwarzają je w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia danej funkcji:

• OpenAI — automatyczne rozpoznawanie i klasyfikacja treści przesłanych dokumentów księgowych (OCR wspomagany AI), w celu zaproponowania dekretu księgowego.
• Google Cloud Vision — alternatywny silnik odczytu tekstu z zeskanowanych dokumentów.
• Stripe — obsługa płatności za subskrypcję. Dane karty płatniczej nigdy nie trafiają na nasze serwery — przetwarza je bezpośrednio Stripe zgodnie z własną polityką prywatności.
• Ministerstwo Finansów (system KSeF) — jeśli korzystasz z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, faktury ustrukturyzowane są wysyłane i odbierane bezpośrednio z systemem KSeF na podstawie Twojego upoważnienia — Ministerstwo Finansów działa tu jako odrębny administrator danych, zgodnie z ustawą o VAT.
• Dostawca hostingu — infrastruktura serwerowa, na której działa aplikacja i przechowywane są dane, zlokalizowana w Unii Europejskiej.

Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

4. Okres przechowywania

• Dane konta i dokumenty księgowe — przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady dokumentacja księgowa przechowywana jest przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczy).
• Korespondencja z formularza kontaktowego — do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości.
• Logi serwera — maksymalnie kilka miesięcy, w celach bezpieczeństwa.

5. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na [email protected]. Konto w aplikacji możesz też usunąć samodzielnie w ustawieniach organizacji — wraz z usunięciem konta usuwane są dane zgodnie z opisanymi wyżej okresami przechowywania (dokumentacja księgowa podlega ustawowemu obowiązkowi archiwizacji niezależnie od usunięcia konta).

6. Pliki cookies

Szczegóły opisujemy w osobnej Polityce cookies. W skrócie: strona ksiegujesam.pl nie używa cookies analitycznych ani marketingowych, a aplikacja app.ksiegujesam.pl nie loguje Cię przy pomocy cookies (sesja przechowywana jest lokalnie w Twojej przeglądarce).

7. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, np. w związku ze zmianą przepisów albo nową funkcją produktu. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników aplikacji drogą mailową. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.